Jira

Nedan finns läsanvisningar för hur man förbereder, håller och dokumenterar möten i Jira.

Förbereda möte

1. Skapa ett Möte

Sammanfattning
Rubrik för mötesprotokollet (ex Mötestyp + nr)

Möte
Mötestyp för protokollet

Beskrivning
Agenda eller dylikt

Tilldelad
Den som skapar mötesprotokollet i Jira

Mötesdatum
Datum för mötet

Mötesdeltagare
Närvarande på mötet

Delges
Ej närvarade på möte

Bifogad fil

2. Ange Möte och Möteskategori

Ange Möte och Möteskategori under fliken Tas upp på möte. Antingen skapas nya ärenden eller redigeras befintliga. Förslagsvis utgår man från Disciplintavlan där alla öppna ärenden är synliga.

OBS! Ett ärende kan vara taggat med flera möten men endast ha
en möteskategori.

Hålla möte

Gå till Mötestavla och välj snabbfilter för mötestypen.
Kopiera Mötes-ID av ärendet ”Mötesprotokoll” (i bilden nedan är det CMP-2)
Klistra in Mötes-ID i fältet ”Mötesanteckningar” i de ärenden som behandlas på mötet och ange vad som sas på mötet därefter. Skapa nya ärenden för nya frågor på mötet.

Dokumentering av möte

Komplettera Mötet med ”Mötesdeltagare”, ”Delges” etc.
Efterbearbeta/renskriv mötesanteckningar i behandlade ärenden vid behov.
Flytta Mötet från status NYTT till STÄNGT för att generera ”Länk till protokoll” (=dynamiskt protokoll) och ”Protokoll” (=statiskt protokoll, som kan mailas vidare).

Dokumentering av möte - Protokoll

Länk till protokoll

Ett dynamisk protokoll som visar vad som står i mötesanteckningarna för respektive ärende ”just nu”. Om mötesanteckningsfältet redigeras i efterhand när mötet är avslutat och STÄNGT så kommer det ändå att ändras i denna sökning precis som det är ändrat i ärendet.

Protokoll

Ett statiskt protokoll som visar vad som står i mötesanteckningarna för respektive ärende vid utskick av protokollet. Om mötesanteckningsfältet ändras i efterhand så kommer inte detta fält att uppdateras med ändringarna.